Työaikakirjanpidon perustana on jakso, jonka pituus yleisimmin on kolme viikkoa. Jakson elämänkaari on
- suunnitelma
- toteutunut
- ei muutettavissa
Suunnitelman valmistuttua jakson tilaksi muutetaan toteutunut. Muutoksen jälkeen suunnitelmalistaa ei voi muuttaa. Kaikki työvuoromuutokset kirjautuvat tällöin toteutuneeseen listaan. Ohjelmasta saadaan työntekijäkohtainen tuloste, jossa näkyvät rinnakkain sekä suunnitelma- että toteutuneet työvuorot.
Muutokset tehdään vuoronmuokkausikkunassa, jossa tehdään tarvittavat muutokset. Työntekijä voi itse kirjata omat muutokset, mutta silloin pitää antaa selvitys muutoksen syystä.
Jos halutaan, esim. sen jälkeen kun tunnit on siirretty palkanmaksuun, voidaan jakso lukita, jolloin ei voida toteutuneeseenkaan listaan tehdä edes vahingossa muutoksia. Tämä luo turvaa, että tallennetut työvuorot ja niiden perusteella lasketut jaksokorvaukset säilyvät ohjelmassa luotettavasti.
